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簡報5分鐘,5分鐘簡報

昨天有一個機會,用5分鐘,也就是300秒的時間,「徒手」介紹、演講、說明、或者簡報「簡報」這個題目。我原本只是平常心、輕鬆講,沒想到講完之後聽眾反應十分激烈,而且最令我驚訝的是,事業成就越高的聽眾反應越好,整個下午都一直有聽眾向我致意。既然聽眾反應如此好,乾脆也把這次經驗與讀者分享。

昨天的場合是某一個「扶輪青年領袖營」(RYLA),這樣的活動每年不同的扶輪社地區或甚至分區都會舉辦,我原本被告知當下午活動的輔導員,後來活動前14小時才知道,中午吃完午餐後,還有6個各5分鐘的主題分享,除了我之外,分享者都是相當有社會成就的企業賢達、菁英領袖。因為知道的時間很晚,中間我還痴睡了10小時,午餐時間也不方便拿出筆記本,所以只能趁著吃完午餐,還有開始講之前短短30分鐘準備,也就是邊聽台上的賢達分享,邊偷偷準備。

簡報 EAT 限制

準備前簡單評估一下 E.A.T.,也就是環境(Environment)、聽眾(Audience)與時間(Time),環境上不容許投影,現場只有一個非常長的白板,加上白板上方還有一條紅色布條,所以我能用的器材就只有這個狹長的白板加上白版筆。其實我本來就是靠「白手起家」的(還因此買了平版電腦),徒手畫出視覺語言沒有什麼問題,只是狹長的限制比較多。

聽眾很分歧,有一大部分是20上下的青年學生,還有一部份是已經出社會的扶青團團員,再來還有商業成就很高的扶輪社友,知識起點與背景差很多,要滿足所有人很困難,加上只有短短五分鐘,所以真的講不了什麼,如果要自我介紹,可能120秒就消失了,這比今年初連講10場10分鐘的簡報圖表還要更精簡。小時候被抽到3分鐘即席演講,會覺得3分鐘長得令人抓狂。現在年紀大了,5分鐘則是短到令人抓狂。

決定 WIIFM 內容

綜合以上三項限制,在五分鐘的時間內,我想想最多只能講三點到四點,這時候從我大腦資料庫中,虛擬調出四張投影片,主要是針對還很少簡報的小朋友,他們通常都還在要簡報時不知道要講什麼的階段,所以讓他們可以快速抄下三、四個名詞或縮寫,有幾個簡單的概念「可以帶走」,以後想到可以重新應用即可,並且讓他們「看一下」專業有準備的簡報者大概效果如何。五分鐘,這樣大概就完了。

我從大腦中調出來的四張「投影片」分別是 EAT 限制、WIIFM、PREP以及STAR,這種東西比較結構化,而且學員好抄,先讓他們知道簡報的限制、簡報的目標、如何推銷事與如何推銷人,這樣就夠了。

因為我沒有電腦可以協助我準備,只有筆記本,所以只好寫下每一分鐘的重點,所以剛好一點大約一分鐘:

  1. 自我介紹
  2. EAT
  3. WIIFM
  4. PREP
  5. STAR

實際上當然會有一點點的誤差。

紙上分鏡

然後在紙上我也把分鏡預先規劃好,因為白版非常非常狹長,所以只能用序列的方法來分鏡。分別就是 EAT、WIIFM、PREP與STAR。剛好就是四格,從白板的左邊開始邊講邊畫,最後剛好走完整個白板。

上台之後就是以這個「5分鐘簡報」為例,來說明準備簡報的方法與重要性,最後順便拿自己負責規劃的Yahoo!奇摩公益獲得新聞局數位金鼎獎為例,自我介紹一下。雖然不至於「精確到秒」,但想講的一樣都沒少講,比5分鐘大概多一點點結束。

最近幾年開了許多簡報班跟圖表班,都是著重在螢幕與投影介面上。後來發現,商業工作者在許多場合中,徒手在白板、大字報視覺化思考、畫圖表的技巧也很重要,而且重要性可能越來越高。徒手用白板溝通的頻率應該是電腦簡報的10倍以上,只是平常我授課時都在全電腦環境,沒有機會徒手視覺化資訊,昨天小試一下,反應異常正面,效果也超出我的意料之外。

以後在這種異常簡短的場合,或許大家嘗試一下用徒手來分鏡、畫圖表,會比使用電腦與投影為介面的方式要來得更有效。當然,準備的時間應該是差不多的,千萬別偷懶!

一分鐘電梯簡報及影音履歷-從世界最好的工作能學到什麼

你做過電梯簡報(Elevator Pitch)嗎?很多談人脈、人際關係的書,都會建議讀者準備10秒、30秒或者60秒的自我介紹,然後,就沒有下文了。市面上好像也很少專門談這種超短時間內介紹自己、販賣產品或宣傳公司的書籍。

電梯簡報、電梯演講或電梯行銷(Elevator Speech)是什麼?簡單的說,就是當你有機會與金主、創投、老闆或客戶一起搭電梯時,在電梯開門之前,你有寶貴的60秒或30秒可以推銷,要怎麼精準地傳遞訊息並且獲得下一次深談的機會?不靠電腦,沒有簡報軟體,完全只靠一張嘴、產品Sample或者一張紙,這是全世界最難的簡報之一。如果不寫腳本,沒有策略,不知道想要達成的結果是什麼,60秒,差不多20層樓的距離,真的一下子就過去了。

60秒能夠說啥呢?

開場當然要幾秒的自我(公司)介紹,接下來就是產品的簡單介紹,包括潛在客戶、商業模式、優點、特點、價格、競爭者及市場,再來當然是要對方行動的建議,例如售價或所需要的資金,以及對方潛在的利益。只有60秒,所以要取捨,不可能什麼都講,一般人一分鐘再快,中文大概說200字左右;30秒就更只剩下100字左右。200字或100字的腳本,寫完背起來,才有可能完美呈現。

MSNBC上有許多 Elevator Pitch 的影片,不但有範例,而且有解說,相當實用。

現在許多人把對創投的簡報也稱為 Elevator Pitch,主要是因為時間同樣短,而且創投可能更沒耐心,不過這種場合通常可以使用投影片當成視覺輔助,對於成熟的簡報者是如虎添翼,但對於欠缺技巧的簡報者而言可能會手忙腳亂。

Techcrunch同樣有一個電梯簡報的單元,跟MSNBC的一樣,主要是說給創投天使聽的,要的是大錢,同樣也只給60秒。

如果60秒能夠講得好,那麼 DEMO 的 6 分鐘、400秒的Pecha Kucha(及類似活動)或10分鐘的阿宅圖表簡報就簡單多了。

最近景氣不好,澳洲人很聰明,想出一個會被媒體大量報導及網友口耳相傳的活動(看,又一次),就是創造一個與目前環境高反差的高薪爽缺,活動叫做「The Best Job in the World」,果然吸引很多人注意,也賺到了價值幾億台幣的全球媒體曝光。三階段選拔也很聰明,有入選的國家,想必都會再多報導一些,例如來自台灣的 Clare,已經被媒體大量報導過了。以她目前的排名,就算沒有進入決選,也能夠用外卡進入。

其他49名入圍初選的競爭者也不弱,例如俄國的Julia:

或馬來西亞的 Jackie:

印度的 Kim:

只要有心,60秒內要賣人、賣產品或賣公司都不成問題。

雖然不是每個人都有機會做電梯簡報,但最近越來越多人在求職時會提供影音介紹,畢竟履歷表不能夠完整呈現真實的自己,如果製作影音履歷前可以看看其他人如何製作電梯簡報或者參考這些入選者的自我介紹影片,一定可以更容易找到工作。