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簡報教主教你的80堂說服課

這世界上自稱什麼教主、教母、xx之父等等的人很多,但很少人真的能夠承擔那個稱號。不過「簡報教主教你的80堂說服課」的作者Jerry Weissman確實是這一行的大師之一。教父的書,不買嗎?

這本書的原名是「Presentations in Action: 80 Memorable presentation lessons from the masters」,其實是作者從部落格中摘錄下來的80篇文章,大多是從實際的例子來談簡報的該與不該,同時也拿這些例子補充他過去的著作,整本書對於傳統定義的「說服」或者Persuasion著墨不多。

因為這本書是從傑瑞魏斯曼部落格摘錄下來,所以結構挺鬆散,看起來也很容易。很有趣的是,被摘錄到書中的部落格文章會被砍掉大部分內容,然後提醒你「Thank you for reading our blogs. You can now read the rest of this blog post in Jerry Weissman’s newest book, Presentations in Action: 80 Memorable Presentation Lessons from the Masters, now available at Amazon, Barnes and Noble, 800-CEO-READ and many other online book stores.」,如果你已經這麼有名,寫部落格累積文章確實是一種出書的好方式。

因為這本書是如此鬆散的產生,作者的意圖又是要補充過去著作的不足,所以比較適合給已經有一點經驗的簡報者閱讀,而不是給簡報初學者用的。

雖然結構鬆散,但書中還是有幾個部分我覺得相當值得參考,有些是我自己不足的地方,有些則是相當大程度呼應了我個人的經驗。

1. 為觀眾量身訂做。

8. 賦與故事的價值

14. Aha moment(這真的不簡單)

37. 如何讓投影片的文字動起來

42. 一切盡在眼神中

52. 角度、角度、角度

72. 嚴酷的Q&A練習後才能完美上場

78. 順應觀眾的視覺習慣

 

以上幾點給大家參考。

簡報5分鐘,5分鐘簡報

昨天有一個機會,用5分鐘,也就是300秒的時間,「徒手」介紹、演講、說明、或者簡報「簡報」這個題目。我原本只是平常心、輕鬆講,沒想到講完之後聽眾反應十分激烈,而且最令我驚訝的是,事業成就越高的聽眾反應越好,整個下午都一直有聽眾向我致意。既然聽眾反應如此好,乾脆也把這次經驗與讀者分享。

昨天的場合是某一個「扶輪青年領袖營」(RYLA),這樣的活動每年不同的扶輪社地區或甚至分區都會舉辦,我原本被告知當下午活動的輔導員,後來活動前14小時才知道,中午吃完午餐後,還有6個各5分鐘的主題分享,除了我之外,分享者都是相當有社會成就的企業賢達、菁英領袖。因為知道的時間很晚,中間我還痴睡了10小時,午餐時間也不方便拿出筆記本,所以只能趁著吃完午餐,還有開始講之前短短30分鐘準備,也就是邊聽台上的賢達分享,邊偷偷準備。

簡報 EAT 限制

準備前簡單評估一下 E.A.T.,也就是環境(Environment)、聽眾(Audience)與時間(Time),環境上不容許投影,現場只有一個非常長的白板,加上白板上方還有一條紅色布條,所以我能用的器材就只有這個狹長的白板加上白版筆。其實我本來就是靠「白手起家」的(還因此買了平版電腦),徒手畫出視覺語言沒有什麼問題,只是狹長的限制比較多。

聽眾很分歧,有一大部分是20上下的青年學生,還有一部份是已經出社會的扶青團團員,再來還有商業成就很高的扶輪社友,知識起點與背景差很多,要滿足所有人很困難,加上只有短短五分鐘,所以真的講不了什麼,如果要自我介紹,可能120秒就消失了,這比今年初連講10場10分鐘的簡報圖表還要更精簡。小時候被抽到3分鐘即席演講,會覺得3分鐘長得令人抓狂。現在年紀大了,5分鐘則是短到令人抓狂。

決定 WIIFM 內容

綜合以上三項限制,在五分鐘的時間內,我想想最多只能講三點到四點,這時候從我大腦資料庫中,虛擬調出四張投影片,主要是針對還很少簡報的小朋友,他們通常都還在要簡報時不知道要講什麼的階段,所以讓他們可以快速抄下三、四個名詞或縮寫,有幾個簡單的概念「可以帶走」,以後想到可以重新應用即可,並且讓他們「看一下」專業有準備的簡報者大概效果如何。五分鐘,這樣大概就完了。

我從大腦中調出來的四張「投影片」分別是 EAT 限制、WIIFM、PREP以及STAR,這種東西比較結構化,而且學員好抄,先讓他們知道簡報的限制、簡報的目標、如何推銷事與如何推銷人,這樣就夠了。

因為我沒有電腦可以協助我準備,只有筆記本,所以只好寫下每一分鐘的重點,所以剛好一點大約一分鐘:

  1. 自我介紹
  2. EAT
  3. WIIFM
  4. PREP
  5. STAR

實際上當然會有一點點的誤差。

紙上分鏡

然後在紙上我也把分鏡預先規劃好,因為白版非常非常狹長,所以只能用序列的方法來分鏡。分別就是 EAT、WIIFM、PREP與STAR。剛好就是四格,從白板的左邊開始邊講邊畫,最後剛好走完整個白板。

上台之後就是以這個「5分鐘簡報」為例,來說明準備簡報的方法與重要性,最後順便拿自己負責規劃的Yahoo!奇摩公益獲得新聞局數位金鼎獎為例,自我介紹一下。雖然不至於「精確到秒」,但想講的一樣都沒少講,比5分鐘大概多一點點結束。

最近幾年開了許多簡報班跟圖表班,都是著重在螢幕與投影介面上。後來發現,商業工作者在許多場合中,徒手在白板、大字報視覺化思考、畫圖表的技巧也很重要,而且重要性可能越來越高。徒手用白板溝通的頻率應該是電腦簡報的10倍以上,只是平常我授課時都在全電腦環境,沒有機會徒手視覺化資訊,昨天小試一下,反應異常正面,效果也超出我的意料之外。

以後在這種異常簡短的場合,或許大家嘗試一下用徒手來分鏡、畫圖表,會比使用電腦與投影為介面的方式要來得更有效。當然,準備的時間應該是差不多的,千萬別偷懶!