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如何贏得台大簡報比賽?

昨天中午我在台大散步,不知不覺尾隨一位正妹走進電機二館,發現有一間教室很熱鬧,就隨便找前排一個座位坐下,突然才發現那是評審席……

台大電機系教授葉丙成舉辦了第一屆「台大簡報比賽」,起因是他在美國才發現美國學生口語表達能力很強,但台灣的有待加強,所以在台大開了簡報課,今年乾脆辦比賽,強迫修課同學參加,也讓其他沒有修課的同學來挑戰。

其實除了這次簡報比賽,我之前也經常擔任很多不同「簡報比賽」的評審。這種短時間的簡報或者「有投影輔助的演說」,跟職場真實簡報的情境不完全一樣,但學習到的經驗必然可以對職場簡報加分。聽完了18位同學的「簡報」之後,我想歸納幾個重點,可以供以後的同學參考。

不要討好「所有人」

受到時間的影響,同學很難在短短7分鐘內把一個主題、故事、經驗、事實講得非常清楚而且完整,所以濃縮精簡是非常重要的。建議同學準備這種具有演說性質的簡報比賽時,在自己的心中想一個對象,這個對象可以是一個具體的人(小明)、一個族群(女學生)或一種類似生活型態的人(不愛運動的人)。沒有特定對象是否就一定講不好?當然不是,但準備起來難度比較大。

訊息單純

同樣的,受到時間的影響(看,時間是一個多重要的框架),不可能有太多訊息。如果可以,同學應該從自己想講的內容當中,決定到底什麼是最重要的主訊息,不要貪多,不管你有3分鐘、5分鐘或7分鐘,挑選一個最重要的訊息即可。貪多,你講得完,但一定瑣碎又不精采,聽眾也無法吸收。主訊息決定好了之後,在這麼短的時間內,就應該一直讓聽眾聽到那個主訊息。同學一定要思考,如果我只剩下5秒,我要告訴大家什麼?

架構簡潔

既然決定了單純的訊息,架構就不應該往下無窮開展,什麼心智圖、金字塔、便利貼,都會讓自己與聽眾變得很混亂。不管是簡報或演說,都是一種「線性敘事流程」。人的短期記憶是很弱的,簡報者的架構與邏輯即便再清楚,但無法在短期內映射在聽眾的意識當中,這就是文章與簡報或演說的差異。從同學的簡報當中,可以聽出來同學大部分都有這樣的架構:

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這樣的架構很好,完整、大器、磅礡、小宇宙,但讀者在短短的幾分鐘內,不容易理解。作為一個簡報者,應該想著如何在線性的架構下,重新帶領聽眾走完上面的架構,所以我們線性的流程應該長成下面這個樣子。下面這樣的線性流程看起來有很多的重複與鬼打牆,實際上在講的時候,這些都是給聽眾的導覽(Navigation)。

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事實上,如果你只有幾分鐘要把上面的東西講完,也是很吃力的。所以你的訊息可能要更為精簡,你的架構可能就會變得如此單純:

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以下這場不到3分鐘的TED Talk,主講者 Derek Sivers藉著說明一隻網路影片,反覆告訴聽眾在「領導」當中,第一追隨者(First Follower)有多重要。你可以嘗試數看看,他在3分鐘不到的影片中,說了幾次「First Follower」(或類似的)以及多少次「Follow」。然後你再回頭看上面這張流程圖,把Topic的位置中放入「Follower」或「First Follower」,就知道線性與架構的差別了。

喚起行動

簡報的最後,最好能夠安排喚起行動(Call for Action)。喚起行動不是真的要聽眾:「請大家現在站起來跟我一起仰臥起坐30次」。喚起行動通常要呼應你一開始的主訊息,也就是你簡報或者演說的目的,不管時間多長、多短,永遠記得要提醒你的聽眾,花了他們寶貴的時間聽你演講,然後呢?與他們有關的下一步是什麼?

以下這場TED Talk只有2分鐘而已,有中文字幕,可以聽看看Stacey Kramer的訊息有多簡單,最後的Call for Action有多明確。TED上面有很多3分鐘的Talks,在這個TED官方的TED in 3 minutes列表當中,有9個完美的示範,你只要花1個小時,就可以全部看完,2遍!

口語表達能力很重要,強還可以更強。美國學生雖然口語表達能力很好,但其實美國大學與雇主協會(NACE)每年Job Outlook 調查中,企業最看重的員工能力,口語溝通永遠不是第一名就是第二名,而且也經常落在企業最不滿意的員工能力之一。企業看重的能力很多,還好,口語能力是可以自我訓練、培養的,大學生應該多把握學校內任何的報告機會,多增加自己練習與失敗的經驗,如果看到校內外有舉辦簡報比賽,更要把握機會參加!

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