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圖解簡報:用范恩圖來看強概念與弱概念 – 帥哥、型男、潮男

這也是準備簡報圖表課的副產品。而且最糟糕是純粹自已畫畫,可能用不到課程中的一個過程。

在簡報中經常需要使用范恩圖(Venn)來說明交集與聯集概念,但其實不是每一個概念都一樣強,也就是說,某些交集並不一定具有額外的意義,有可能交集的部份,就被直接納入某一個比較強的集合之下。

我想到例子當然是我自己的想法,不必然與一般社會經驗或者每個人的定義完全一樣。

就說一般形容男人有三種。以前就只有帥哥而已(所以我就這樣被叫了幾十年 XD,特別是年紀大的婦女),後來出現了型男,再來還有潮男。這三個如果用范恩來畫,會是這樣的。

帥哥、型男、潮男的Venn

帥哥大概就是說外型好看,型男是有獨特的造型(例如蓄鬍、髮型特殊、衣著不凡)等等,而潮男則是裝扮、服飾很流行,特別是符合某種次文化的流行。很多人一想到三個集合,就會想到,帥哥、型男、潮男大概會有以下幾種分類:

帥哥、型男、潮男的Venn

除了帥哥外,還有又帥又有型的(還是在說我嗎?),又帥又潮的,以及又帥又潮又有型的。同樣的,型男當中也有4種,除了有型但不帥、不潮的之外,以及又帥又有型、有型又帥又潮的之外,還有既型且潮的。潮男一樣,也有4種。但事實上真的有這7種集合嗎?且慢。你真的稱呼過一個人又潮又帥又有型,還是只挑一個來稱呼?

個人感覺,「帥」是一個比較強的概念,如果你帥,不管是不是另外還有型、很潮,或者又潮又有型等等,通常帥哥就包含了一切。

帥哥、型男、潮男的Venn

比帥弱一點,但比潮強一點的概念,是型。雖然不帥,但很多人還是花時間(或者不花時間,例如留鬍子),讓自己在外型上與眾不同。如果有型且帥,很抱歉,通常會叫你帥哥。如果被叫「型男」,基本上就不在帥的那一邊了,也就是說,與帥沒有交集。但如果既型且潮,那還是型男。

帥哥、型男、潮男的Venn

最弱的一個概念就是潮了。這概念本來就很新,而且跟物質消費感覺有一點關係。畢竟帥哥、型男不一定要靠買什麼潮T或潮流物,人家本來就是帥,就是有型。所以剩下來的,潮,就是一個比較弱的概念了。

帥哥、型男、潮男的Venn

所以,這三個概念的交集,可能會因為強弱而有所移動,最後大概是這個樣子。

帥哥、型男、潮男的Venn

所以下次人家叫你型男或者潮男的時候,開心別太早。

生活中這種強概念跟弱概念還挺多的,家裡很有錢、孝順父母、帥,哪一個是強概念,哪一個最弱?不知道你還能想到幾種?

簡報圖表連載001 – 出得廳堂,入得廚房


(前言:最近因為準備視覺思考與簡報圖解課程的關係,胡亂想了很多矩陣。矩陣其實跟定位、交集聯集圖是一模一樣的東西,只是「說話的方式」不同而已。只要畫得好,對於簡報、說服、溝通或思考而言,都有很大的幫助,是一個好用的工具。而且我們通常只會關心交集的那個部分,或者最好的那一塊。其實把四個象限都攤開來,每一塊都有它的意義。)

用這個起頭,純粹是剛好第一個畫到而已。

有些人希望伴侶可以入得廚房、出得廳堂(不分男女都可以這樣期望對方啊,男對男、男對女、女對男、女對女都一樣),但不是每一個伴侶都能如此。

有些人出得廳堂但入不得廚房,也有入得廚房但出不得廳堂。至於兩者都不行的,一定是有更好的內在深深吸引對方啊。

你在什麼位置?你喜歡現在的位置嗎?或者你想要換到別的位置?

簡報5分鐘,5分鐘簡報

昨天有一個機會,用5分鐘,也就是300秒的時間,「徒手」介紹、演講、說明、或者簡報「簡報」這個題目。我原本只是平常心、輕鬆講,沒想到講完之後聽眾反應十分激烈,而且最令我驚訝的是,事業成就越高的聽眾反應越好,整個下午都一直有聽眾向我致意。既然聽眾反應如此好,乾脆也把這次經驗與讀者分享。

昨天的場合是某一個「扶輪青年領袖營」(RYLA),這樣的活動每年不同的扶輪社地區或甚至分區都會舉辦,我原本被告知當下午活動的輔導員,後來活動前14小時才知道,中午吃完午餐後,還有6個各5分鐘的主題分享,除了我之外,分享者都是相當有社會成就的企業賢達、菁英領袖。因為知道的時間很晚,中間我還痴睡了10小時,午餐時間也不方便拿出筆記本,所以只能趁著吃完午餐,還有開始講之前短短30分鐘準備,也就是邊聽台上的賢達分享,邊偷偷準備。

簡報 EAT 限制

準備前簡單評估一下 E.A.T.,也就是環境(Environment)、聽眾(Audience)與時間(Time),環境上不容許投影,現場只有一個非常長的白板,加上白板上方還有一條紅色布條,所以我能用的器材就只有這個狹長的白板加上白版筆。其實我本來就是靠「白手起家」的(還因此買了平版電腦),徒手畫出視覺語言沒有什麼問題,只是狹長的限制比較多。

聽眾很分歧,有一大部分是20上下的青年學生,還有一部份是已經出社會的扶青團團員,再來還有商業成就很高的扶輪社友,知識起點與背景差很多,要滿足所有人很困難,加上只有短短五分鐘,所以真的講不了什麼,如果要自我介紹,可能120秒就消失了,這比今年初連講10場10分鐘的簡報圖表還要更精簡。小時候被抽到3分鐘即席演講,會覺得3分鐘長得令人抓狂。現在年紀大了,5分鐘則是短到令人抓狂。

決定 WIIFM 內容

綜合以上三項限制,在五分鐘的時間內,我想想最多只能講三點到四點,這時候從我大腦資料庫中,虛擬調出四張投影片,主要是針對還很少簡報的小朋友,他們通常都還在要簡報時不知道要講什麼的階段,所以讓他們可以快速抄下三、四個名詞或縮寫,有幾個簡單的概念「可以帶走」,以後想到可以重新應用即可,並且讓他們「看一下」專業有準備的簡報者大概效果如何。五分鐘,這樣大概就完了。

我從大腦中調出來的四張「投影片」分別是 EAT 限制、WIIFM、PREP以及STAR,這種東西比較結構化,而且學員好抄,先讓他們知道簡報的限制、簡報的目標、如何推銷事與如何推銷人,這樣就夠了。

因為我沒有電腦可以協助我準備,只有筆記本,所以只好寫下每一分鐘的重點,所以剛好一點大約一分鐘:

  1. 自我介紹
  2. EAT
  3. WIIFM
  4. PREP
  5. STAR

實際上當然會有一點點的誤差。

紙上分鏡

然後在紙上我也把分鏡預先規劃好,因為白版非常非常狹長,所以只能用序列的方法來分鏡。分別就是 EAT、WIIFM、PREP與STAR。剛好就是四格,從白板的左邊開始邊講邊畫,最後剛好走完整個白板。

上台之後就是以這個「5分鐘簡報」為例,來說明準備簡報的方法與重要性,最後順便拿自己負責規劃的Yahoo!奇摩公益獲得新聞局數位金鼎獎為例,自我介紹一下。雖然不至於「精確到秒」,但想講的一樣都沒少講,比5分鐘大概多一點點結束。

最近幾年開了許多簡報班跟圖表班,都是著重在螢幕與投影介面上。後來發現,商業工作者在許多場合中,徒手在白板、大字報視覺化思考、畫圖表的技巧也很重要,而且重要性可能越來越高。徒手用白板溝通的頻率應該是電腦簡報的10倍以上,只是平常我授課時都在全電腦環境,沒有機會徒手視覺化資訊,昨天小試一下,反應異常正面,效果也超出我的意料之外。

以後在這種異常簡短的場合,或許大家嘗試一下用徒手來分鏡、畫圖表,會比使用電腦與投影為介面的方式要來得更有效。當然,準備的時間應該是差不多的,千萬別偷懶!

圖表簡報:國泰世華銀行金改合併史

圖解簡報:國泰世華銀行合併史

「企業合併圖」是新聞圖表及商業圖表中的常客,只是因為用Excel無法繪製,台灣媒體或一般商業知識工作者便少畫,但對於商業媒體,特別是財經媒體而言,絕對可以排到常用圖表前20名。

這張圖是簡報圖表課要用的,讓學員看看台灣本土商業情境下的合併圖,簡單用Powerpoint畫完之後覺得還不錯,乾脆貼上網。(大圖

沒畫之前也不知道,原來國泰世華在短短十幾年內,是七家金融機構合併後的巨大銀行。資料來源係參考維基百科

合併圖最好的方法是線條還帶市值,不過我懶得查資料了,所以粗細的部份只用象徵的。時間軸則是按照實際發生時間繪製。這種圖也可以反過來,畫成企業分支擴散圖,或者日本所謂的「業界地圖」的某一種。如果有分有合,畫起來就更刺激了。

PS. 感謝許多噗友指正,原來第一信託就是匯通就是國泰商銀,之前把併入國泰金控誤看併入國泰商銀,所以一共是七合一。

一分鐘電梯簡報及影音履歷-從世界最好的工作能學到什麼

你做過電梯簡報(Elevator Pitch)嗎?很多談人脈、人際關係的書,都會建議讀者準備10秒、30秒或者60秒的自我介紹,然後,就沒有下文了。市面上好像也很少專門談這種超短時間內介紹自己、販賣產品或宣傳公司的書籍。

電梯簡報、電梯演講或電梯行銷(Elevator Speech)是什麼?簡單的說,就是當你有機會與金主、創投、老闆或客戶一起搭電梯時,在電梯開門之前,你有寶貴的60秒或30秒可以推銷,要怎麼精準地傳遞訊息並且獲得下一次深談的機會?不靠電腦,沒有簡報軟體,完全只靠一張嘴、產品Sample或者一張紙,這是全世界最難的簡報之一。如果不寫腳本,沒有策略,不知道想要達成的結果是什麼,60秒,差不多20層樓的距離,真的一下子就過去了。

60秒能夠說啥呢?

開場當然要幾秒的自我(公司)介紹,接下來就是產品的簡單介紹,包括潛在客戶、商業模式、優點、特點、價格、競爭者及市場,再來當然是要對方行動的建議,例如售價或所需要的資金,以及對方潛在的利益。只有60秒,所以要取捨,不可能什麼都講,一般人一分鐘再快,中文大概說200字左右;30秒就更只剩下100字左右。200字或100字的腳本,寫完背起來,才有可能完美呈現。

MSNBC上有許多 Elevator Pitch 的影片,不但有範例,而且有解說,相當實用。

現在許多人把對創投的簡報也稱為 Elevator Pitch,主要是因為時間同樣短,而且創投可能更沒耐心,不過這種場合通常可以使用投影片當成視覺輔助,對於成熟的簡報者是如虎添翼,但對於欠缺技巧的簡報者而言可能會手忙腳亂。

Techcrunch同樣有一個電梯簡報的單元,跟MSNBC的一樣,主要是說給創投天使聽的,要的是大錢,同樣也只給60秒。

如果60秒能夠講得好,那麼 DEMO 的 6 分鐘、400秒的Pecha Kucha(及類似活動)或10分鐘的阿宅圖表簡報就簡單多了。

最近景氣不好,澳洲人很聰明,想出一個會被媒體大量報導及網友口耳相傳的活動(看,又一次),就是創造一個與目前環境高反差的高薪爽缺,活動叫做「The Best Job in the World」,果然吸引很多人注意,也賺到了價值幾億台幣的全球媒體曝光。三階段選拔也很聰明,有入選的國家,想必都會再多報導一些,例如來自台灣的 Clare,已經被媒體大量報導過了。以她目前的排名,就算沒有進入決選,也能夠用外卡進入。

其他49名入圍初選的競爭者也不弱,例如俄國的Julia:

或馬來西亞的 Jackie:

印度的 Kim:

只要有心,60秒內要賣人、賣產品或賣公司都不成問題。

雖然不是每個人都有機會做電梯簡報,但最近越來越多人在求職時會提供影音介紹,畢竟履歷表不能夠完整呈現真實的自己,如果製作影音履歷前可以看看其他人如何製作電梯簡報或者參考這些入選者的自我介紹影片,一定可以更容易找到工作。

阿宅圖表課10X10圓滿完成

昨天晚上是情人節,依照慣例還沒有結婚的朱學恆就會號召其他人跟他一起共赴國難,抵禦外敵,堪稱宅心仁厚。跟朱學恆認識好幾年了,多少欠他一些人情,最近上Google查朱學恆,底下建議的關鍵字竟然出現了「朱學恆最後的演講」,看了不禁令人欷噓,但他低調不說,我也不方便問。這次他邀請出席阿宅活動,我立刻就答應了。

不過朱國宅、朱豪宅通常請的特別來賓都是妹,有些還是正妹,七個串場講師中僅有小弟為陽性,既不能以美色取勝,又不擅長插科打諢,那我要幹嘛呢?最近媒體上經常出現「宅」、「宅男」、「阿宅」這些字眼,但其實我們阿宅也是人,而且,大部分真正活躍、願意出來參加活動的「阿宅」,都具有相當高的學歷跟專業知識。想來想去,針對高級專業人士,我也只能講「商業數據分析評估與績效溝通簡報」了,前面那串字濃縮起來,又還是「圖表」。

一個講師只給10分鐘,哇!現在很流行這種快速演講,從7分鐘到20分鐘的都有,每次看18分鐘為上限的TED,就覺得講短比講長要難。對於我而言,講短講長都沒有太大問題,畢竟每年內內外外講超過50場,但這次要同樣的東西連續講10次,每次10分鐘,還外加互動,就有點考驗了。

由於10分鐘不太可能講太多圖表的理論、繪製、數據分析整理、視覺化資訊呈現等等,所以這次特別改成「圖表識讀」(Visual Information Literacy),藉由不同的圖表類型與資訊組成,來「看看」圖表能夠表達什麼訊息。這一部份的內容是新的,以前都沒有上過,但以後都會放進課程當中。

昨天總共以折線圖、橫條圖、散佈圖及圓餅圖來示範,每一個圖有不同層次的呈現,例如主資訊、參考資訊、背景資訊等等,然後請阿宅(也就是真實社會中的專業人士)輪流說出在圖中看到的資訊。

現代專業人士因為有了試算表軟體,所以畫圖表相當快,30年前畫圓餅圖,動輒要幾十分鐘,現在只要一秒,所以繪圖之前,絕少問問看自己到底要畫啥,傳遞什麼資訊,畫好之後也沒有仔細看圖表到底有沒有呈現資訊。透過圖表識讀,起碼有機會認真去「看」圖表,我想這對聽眾或我而言,都是一次新鮮的機會。

其實這次還準備了「壞圖與好圖」的比較當成buffer,可惜只有最後一組,也就是不用繼續換場的那一組有機會聽完。

現場當然不可能發意見回饋表,但還是希望有人可以給我意見回饋啊,感恩。

世界簡報(檔)比賽揭曉

一個知名的簡報檔案儲存與分享網站Slideshare舉辦了一個有趣的比賽:「簡報檔」比賽。畢竟簡報不是只有檔案而已。有聽過我上簡報課的都知道,「作」簡報跟「做」簡報是兩件不同的事情,「作」好簡報不一定能夠「做」好簡報,而「做」好簡報也不一定需要「作」簡報。

當然啦,好好作簡報,特別是炫目閃亮的簡報檔案,在很多情況下還是可以發揮「欺敵」的功能,掩飾鬆散的架構、錯誤的策略及空洞的內容,所以多多參考好的簡報檔案,還是很重要的,特別是得名的作品。

第一名的作品是講「飢渴」,畢竟水資源是地球很嚴重的問題,台灣又首當其衝。
THIRST

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這個檔案簡單的說明了水的重要性,從我們的身體到生活都要用水,但這個世界上還是很多人沒有水用,最糟糕的是,地球人類還一直增加,所以水的問題會比飢餓、能源更急迫,請大家用水之前多想一秒鐘。

說實在我覺得這個簡報檔在內容結構上還挺普通的,設計也還好,簡單的說就是:「四平八穩」,我看過很多台灣設計師的簡報檔都比這個強,只是不知道有這個比賽而已。畢竟新的比賽都會這樣,如果有下一次比賽,鐵定會更精彩。

這個比賽也有分類的第一名,也很值得參考。

Girl Effect

剛剛收到 Global Giving 的EDM,點去看 Girl Effect 網站,視覺(簡報)效果非常好。NPO的工作同仁或者簡報工作者可以參考。

Global Giving 也幫忙推 Girl Effect的方案,裡面的援助項目都不錯,甚至有「財務素養」的。我個人也是很贊同先援助女性,聽了尤努斯紀錄片之後,更是將 Kiva 放款集中在女性上,今天完成第30組放款了,有86的對象是女性。男性同胞,對不起了。