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6小時的商業簡報圖表班

教授資訊圖表跟簡報這麼多年,雖然也有5分鐘講簡報10分鐘教圖表的經驗,但大部分的情況是都比這個長,而且越來越長。儘管上過課的都沒有太多埋怨,不過我自己針對熟識的學員長期追蹤,經常發現不足與需要增加的地方。(我很佩服有些專業講師標榜「學員100%滿意」,但根據我工作這麼久的經驗,覺得那不是好現象。有批評才可能成長進步啊。)

資訊圖表現在很少「單獨存在」,通常是處於一個「承先啟後」的位置,上承說服與資訊,下接簡報或報告,所以圖表一來反應了繪製者、簡報者、報告者能否清楚了解該次溝通的目的,二來也決定了接下來的簡報與報告效果如何,所以圖表的重要性越來越高,幾張好的圖表,通常就能決定簡報的成敗。現在很多人評估「簡報『製作』好壞」時,主要也是看圖表、表格、圖解的內容。

早期我也跟大家一樣,高估「圖表本能」,以為很多東西都是天生就會(或學校可能教過),所以講的層次比較高,藝術比技術多,後來發現這樣不行,才慢慢降低到初階,然後鎖定的目的要能在簡報中使用,所以定位是「商業簡報圖表班」。

最近開始把量化圖表(統計圖表)班拉長到6至7個小時,操作與練習時間大約有30%左右,不光是我講,而且學員有機會大量從各個方面來操作,練習,而且最重要的是「不需要電腦」。很多人聽到圖表課不用電腦,都十分驚訝,但其實從來沒有人質疑過作文課不需電腦。畫圖表最怕一開始就打開Excel,通常這樣繪製的圖表內都沒有「資訊」,只有再製的「資料」。

課程從「資訊」開始,然後讓學員體驗「視覺」如何感知,再來就兵分二路,從現有資料繪製圖表,或者已經有了溝通說服的訊息回頭繪製圖表,最後來檢查怎麼樣的圖表是真實無誤,然後利用真正進階專業的方式,把語言中不容易呈現的資訊,放在圖表中呈現。

好東西當然還是要跟同事分享,所以這樣的班最近在公司內密集開了4班,一班是對全公司所有同事開放報名,沒想到4分鐘就額滿,所以最近還要開第2班,另外又再開了2個部門插隊的專班,消化候補的「特種部隊」,我想會不會有一天,我就變成「員工福利」了 XD。

開了幾班商業簡報圖表班,因為時間長,互動也多,所以回饋比較直接,我的體會也比較深。目前最大的感想是,很多學員第一次發現「圖表能夠溝通這麼多資訊」,而且大部分的商業工作者,雖然工作這麼多年,但慣用的圖表就只有那少數幾種,其他的圖表形式大多沒有使用過,上過課之後雖然無法「打開任督二脈」這麼玄,但起碼手起圖落,想表達什麼最少能夠抓個八成,這樣我也覺得不錯了。

因為時間加長,所以也嘗試納入「批判」的內容,讓學員看看坊間一般媒體的圖表。經過一整天的課程後,學員通常就能說出一般媒體圖表的錯誤或可改善之處,這點讓我還挺驚訝的。

簡報圖表連載010 – 又高又壯

我們畢竟是剛剛才從農業社會過度而來的,很多人都期待小孩又高又壯。又高又壯在現代社會有什麼實質的意義呢?車子拋錨了幫忙推車?或者可以站著換燈管?幫忙扛東西?

又高又弱不好嗎?穿日系的超合身西裝很好看啊。或者又矮又壯呢?一樣有力(或者更有力),卻不佔空間,連女性車主也可以安心駕馭,哦,不對,不是在講車子。反正又矮又壯感覺上也沒有什麼不好的。農業社會早就過去了,即便又矮又弱,開心農場照樣可以準時收成就好了啊。

簡報圖表連載009 – 需要與想要


這世界上的東西可以有無數的分類方式,但當我們要花錢的時候,經常要分成想要跟需要的。需要的就是不買會「死」,好吧,也不一定真的會死,但可能會不便或者不舒服。像我就沒車,這東西真的是需要嗎?或許。但不是我的「想要」。

需要的東西,通常是非買不可。但如果需要卻不想要,或許也就不是真正的需要了。另外一種是想要但不需要。其實這種東西也不是真正沒有需要,只是那個需要的滿足可能比較短而已,買了之後,有時候還沒真正動用,可能在刷完信用卡之後當場就淪為不需要也不想要了。

看看我們的四周,有多少真正需要有想要的東西呢?你怎麼處理需要但不想要,或者不需要也不想要的東西呢?當想買的東西是想要但不需要的時候,你怎麼辦呢?

簡報圖表連載008 – 自古忠孝難兩全


華人或者漢人對於忠孝兩件事情特別在意,所以八德之中要排在前兩位。要忠於國家君王,又要對長輩盡孝。為了國家盡忠,以往通常得顛沛流離、戰死殺場,孝道只能留給媳婦或者子女來盡。忠孝雙全、忠孝兩全變成我們傳統社會非常高的一個價值典範。如果早年被罵「不忠不孝」,恐怕是相當嚴格的侮辱。

孝道現在還在,但盡忠這件事情現在很難了。有些人對國家盡忠、有些人對黨盡忠、有些人對特定政治人物盡忠,沒有什麼標準了。還有很多人可以同時對兩個國家盡忠,但不准他人為自己的國家盡忠。忠孝雙全沒有什麼意義,但只求不要不孝就好了。

簡報圖表連載007 – 富而好施


我們的文化雖然沒有明確講出「十一奉獻」,但對於有能力的人,道德要求也很高。富而好施就不用講了,大家都知道。台灣的有錢人都很有愛心,但因為太有錢了,所以有時候忽略了慈善的效益與效率。所以現代的富而好施,這個好同時也可以做好壞的好。要好施,也要施得好才行。

沒錢的人要不要奉獻,要的。「貧而好施,功倍於富」。所以如果你相信功德,那麼貧窮時奉獻,功德會比有錢的時候更多。(但會不會也更吃力?)

至於富而不施的人呢?別擔心,古諺「祝福」你富無久長。也就是說,很快就會從4走到3,不是這一代,那麼就是下一代。反正富不過三代呢,別擔心。等到那時候,貧而不施,就沒有人管你了。

順便提一下,我之前規劃的Yahoo!奇摩公益,前一陣子得了行政院新聞局數位金鼎獎,不管是富還是貧,透過這裡捐款,不但好施,而且施好。

簡報圖表連載006 -不約而同


不約而同,大概就跟日前的異床同夢一樣,是神蹟,靠默契。

我們通常認為,約了就會同,不約當然不同。當然,如果一個家庭、一個組織或一個企業,有良好的文化、清楚的行為指引及共同的願景,那麼在遇到重大事件的時候,不需要額外再溝通、爭辯、重新對焦,自然大家都會有一樣的行動,不約而同。

但如果約而不同,該怎麼辦呢?

簡報圖表連載005 – 不藥而癒


年紀大了,生病總是一件很麻煩的事情。如果得了病,不吃藥就會好,那當然是一件美好的事情。但除了感冒這種小病,大部分的人也都還是吃了藥、開了刀、扎了針才會好。

最麻煩的就是藥而不愈了。原因當然很多,但都讓人難過。當然,沒病,就不用吃藥了,也沒有康復不康復的問題。沒有人希望天天吃藥看病的。

祝大家身體健康。

簡報圖表連載004 – 同床異夢


好吧,生理上來說,同床通常都是異夢吧,所以也不是什麼真正了不起的事情。不過同床異夢的夢,恐怕要延伸為願景或目標。當兩個人(可能是男女、男男、女女)的願景不一樣的時候,同住在一個屋簷下,衝突可能就越來越多了。(在公司內也是一樣)

同床同夢當然是最好的一件事。但如果不同床也能夠同夢,那或許更為珍貴。一般人大概都是先從異床異夢慢慢發展到異床同夢,然後終於有一天同床同夢,之後同床開始異夢,最後又回到了異床異夢。從3開始,4、1、2這樣逆時鐘繞了一圈,又回到原點。或者在同床異夢的時候,實際上是開始了另一段的異床同夢,也不一定。

人生變化多。無常即有常。

簡報圖表連載003 – 有錢又有閒


昨天在政大的書店看到一本名為《有錢人的下一步:炫耀》的書,書名實在很俗氣,但我看作者是寫《有閒階級論》(The Theory of the Leisure Class)的范伯倫(Thorstein Veblen),誤以為是沒有讀過的新作,立刻就拿剛從政大獲得之束脩去換回來。在236公車上翻了翻,咦,這本書怎麼英文名稱也是「The Theory of the Leisure Class」?好巧!然後我才驚覺台灣出版行業竟然惡劣至此,明明在華文學術圈已經有通用譯名的經典書籍,還可以改一個名字重出。報告、報告,《有錢人的下一步:炫耀》就是《有閒階級論》,請小心注意。

書買了好像不能退,只能安慰自己買的是對岸紫圖出版社的版本,圖文並茂,也算是新書。(我幹嘛連經典書籍也要玩版本比較?)

不過這兩本書名就反應了兩個很重要的概念,有錢跟有閒。這兩者缺一不可啊。有錢沒時間,跟有錢有閒,是完全不同的生活層次。至於有閒沒錢,說實在跟沒錢沒時間,反而沒有太大的差別。

許多人一生奮鬥,希望從沒錢沒時間進入有錢有閒階級,但中間難免會有一段有錢無閒的時光,有些人心境一轉,跳出松鼠圈圈的循環,雖然外人看起來好像有閒無錢,不過當事人自己心滿意足,也可以過著有錢又有閒的生活。很多人月入十萬還是覺得沒錢,更沒時間;但也有人月入五萬就覺得有錢又有閒,此乃心境之不同也。

你自己覺得現在在哪一個位置呢?

簡報圖表連載002 – 罰嫖還是罰娼

罰娼不罰嫖?
為什麼連載第二話就會是這種題目,純粹是歷史的機運。

大法官會議2009年11月6日針對「社會秩序維護法第八十條第一項第一款意圖得利與人姦宿處罰鍰規定違憲?」做出第666號解釋,過去社會秩序維護法規定的「罰娼不罰嫖」,與憲法第七條之平等原則有違。

也就是說,既然性交易這樣的行為違法,那麼為什麼只有罰娼不罰嫖?如果嫖可以不罰,為什麼要罰娼?總而言之,罰娼不罰嫖,或者罰嫖不罰娼,看起來都是違憲的。

大法官會議的666號解釋只有說不可以一個罰一個不罰,那未來應該罰娼又罰嫖,還是不罰娼也不罰嫖呢?