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簡報範本製作原則與技巧

我經常四處教授或演講「如何簡報」,或者「製作簡報檔」這些題目,當然,我並不是純粹教簡報的人,我自己也要大量簡報、演講、教學。不管是聽簡報課、簡報圖表課或一般聽演講的人,都會問我「你如何製作簡報?」、「你用什麼軟體?」、「你花多少時間?」等等。彷彿我使用的軟體跟他們不一樣,所以呈現的效果才不同。

事實上,我用的軟體不但比很多人老舊(PowerPoint 2003版 -_-),而且我的美工能力也不怎麼樣,要講「漂亮」,是完全談不上的。只是我的簡報中有適量的圖表,圖表的內容、形式與動態操作(人才是關鍵啊),都還算合宜,所以讓人感覺到我電腦內安裝了什麼神兵利器一樣,但其實沒有。我的Slide若單張單張流落出去,大概一般人是不會多看兩眼的,很單調,跟一般人想像的「設計」有極大落差。

其實「製作簡報」不應該花太多時間,畢竟溝通是否能夠達到目標,聽眾是否產生預期的回饋才是重點,好的簡報與演說沒有一定要打開電腦(例如電梯簡報),使用PowerPoint投影片或者使用投影機。再好的簡報製作技巧或設計,都挽救不了、也掩飾不了破碎沒有邏輯的訊息。

當然,簡報製作這件事還是很重要,如果大家商業溝通、說明或說服的準備時間一樣,「製作簡報投影片」的時間越短,代表思考、撰寫訊息、演練的時間就越充裕。

為什麼要製作簡報範本?

要縮短時間,「製作合手的簡報範本」又是其中的核心。上搜尋引擎查「簡報」,就會發現很多人在找「簡報範本」、「簡報範本ppt」、「免費簡報範本」、「簡報範本下載」、「簡報設計範本」之類的,顯然這件事情很重要。但,這麼重要的事情,你怎麼會想要下載別人的呢?

簡報範本有兩層意義,對個人而言,畢竟風格、習慣不會常變,所以常使用的字形、配色、背景等等,可以不用每次都重新設定。對企業而言,這是企業品牌與CI的一部份,最好是有一個統一配色、統一風格的版本給員工使用。

我十分建議任何上班族都建立自己的PPT簡報範本,不論簡報的篇幅長短,這樣最少可以節省30%以上的時間。而且簡報範本不用想說「我第一次就要弄一個很棒的」,不用。你確定好自己常用的字型與顏色後,改之。對配色有了新的看法,修之。想要增加一套母版,增之。久而久之,就會有一個非常合手的母版。

製作基本母版

製作簡報範本時,記得要先有下列這幾張母版:

  • 封面(用標題母片)
  • 章節頁(用標題母片)
  • 內文頁
  • 封底

改色彩配置

然後記得要調整預設的「色彩配置」,我沒用過PowerPoint 2007,不過在PowerPoint 2003之下,色彩配置的第一個顏色,就是每次你畫圖時的預設顏色。你喜歡用灰色的,改成灰的;愛用紫色的,改成紫色的。其他三個顏色,等你用熟了我再跟你講。

善用設計範本

時間久了之後,你會有不同的配色,例如純白底、背景、純黑底等等,這時候記得在母版中多製作幾種,然後利用「簡報設計範本」來更改,這樣就能夠快速使用不同的版面設計。

完成簡報範本後,記得存成 Blank.pot,之後每次打開PowerPoint,就自動是你喜歡的設定。

在PowerPoint下,只要把握這三個簡報範本製作的原則,以後就不用每次花時間去更改一堆設定,看起來也一定比網路上亂抓的要專業,符合自己與企業的需求。