6小時的商業簡報圖表班

教授資訊圖表跟簡報這麼多年,雖然也有5分鐘講簡報10分鐘教圖表的經驗,但大部分的情況是都比這個長,而且越來越長。儘管上過課的都沒有太多埋怨,不過我自己針對熟識的學員長期追蹤,經常發現不足與需要增加的地方。(我很佩服有些專業講師標榜「學員100%滿意」,但根據我工作這麼久的經驗,覺得那不是好現象。有批評才可能成長進步啊。)

資訊圖表現在很少「單獨存在」,通常是處於一個「承先啟後」的位置,上承說服與資訊,下接簡報或報告,所以圖表一來反應了繪製者、簡報者、報告者能否清楚了解該次溝通的目的,二來也決定了接下來的簡報與報告效果如何,所以圖表的重要性越來越高,幾張好的圖表,通常就能決定簡報的成敗。現在很多人評估「簡報『製作』好壞」時,主要也是看圖表、表格、圖解的內容。

早期我也跟大家一樣,高估「圖表本能」,以為很多東西都是天生就會(或學校可能教過),所以講的層次比較高,藝術比技術多,後來發現這樣不行,才慢慢降低到初階,然後鎖定的目的要能在簡報中使用,所以定位是「商業簡報圖表班」。

最近開始把量化圖表(統計圖表)班拉長到6至7個小時,操作與練習時間大約有30%左右,不光是我講,而且學員有機會大量從各個方面來操作,練習,而且最重要的是「不需要電腦」。很多人聽到圖表課不用電腦,都十分驚訝,但其實從來沒有人質疑過作文課不需電腦。畫圖表最怕一開始就打開Excel,通常這樣繪製的圖表內都沒有「資訊」,只有再製的「資料」。

課程從「資訊」開始,然後讓學員體驗「視覺」如何感知,再來就兵分二路,從現有資料繪製圖表,或者已經有了溝通說服的訊息回頭繪製圖表,最後來檢查怎麼樣的圖表是真實無誤,然後利用真正進階專業的方式,把語言中不容易呈現的資訊,放在圖表中呈現。

好東西當然還是要跟同事分享,所以這樣的班最近在公司內密集開了4班,一班是對全公司所有同事開放報名,沒想到4分鐘就額滿,所以最近還要開第2班,另外又再開了2個部門插隊的專班,消化候補的「特種部隊」,我想會不會有一天,我就變成「員工福利」了 XD。

開了幾班商業簡報圖表班,因為時間長,互動也多,所以回饋比較直接,我的體會也比較深。目前最大的感想是,很多學員第一次發現「圖表能夠溝通這麼多資訊」,而且大部分的商業工作者,雖然工作這麼多年,但慣用的圖表就只有那少數幾種,其他的圖表形式大多沒有使用過,上過課之後雖然無法「打開任督二脈」這麼玄,但起碼手起圖落,想表達什麼最少能夠抓個八成,這樣我也覺得不錯了。

因為時間加長,所以也嘗試納入「批判」的內容,讓學員看看坊間一般媒體的圖表。經過一整天的課程後,學員通常就能說出一般媒體圖表的錯誤或可改善之處,這點讓我還挺驚訝的。

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Richy

李怡志是網路媒體工作者,作品曾經獲得行政院數位金鼎獎並入選美國網路新聞獎。
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