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微軟MOS Powerpoint 2010 EXAM 77-883 認證考試心得經驗談

我是一個很無聊的人……

前幾天在樓下看到微軟MOS Powerpoint 2010 EXAM 77-883 認證的廣告,因為考試的場地就在公司的同一棟樓,所以我就傻傻去報名了。年紀這麼一把還來考這個,實在很無聊。

與之前考Toeic的原因一樣(請參考:求職者與主管如何看待Toeic多益成績),我也很好奇這樣的證書背後有什麼樣的意義,如果我看到履歷表上有下面這個Logo,我能期待什麼?加上我自己經常教「簡報」(幾乎不太講ppt檔案製作),也曾經輔導過學生在全國商業類科學生技藝競賽的商業簡報組(但這個確實是ppt檔案製作)拿下全國第一,了解一下「業界標準」也是不錯的。

Microsoft Office Specialist

原本以為考試會很困難,所以一開始先登記6月中考試,但上週翻了一下教材之後,發現有75%的功能我都很常用,加上只要70%的成績就過關,所以立刻把考試時間改成前天。不過前天中午臨時有會,又改到今天。

MOS Powerpoint考什麼

MOS Powerpoint 2010 考試形式就是在電腦前面實際操作40題,我大概花20分鐘做完吧,最後成績是936分(滿分1000,700分及格)。在8大項目當中,「管理Powerpoint環境」、「套用轉換和動畫」、「遞交簡報」沒有全對,其他「建立投影片簡報」、「處理圖形和多媒體元素」、「建立圖表和資料表」、「合作製作簡報」與「準備要傳達的簡報」都是100%。這考試好像只要你不是直覺選擇必須功能,有嘗試、挑選、東摸西摸,都會扣分。

如果你跟我一樣工作中需要大量的簡報,可能不用怎麼準備,大概也可以考700分左右。因為裡面有很多功能我個人不太常用,即便會用也不熟練,所以沒有練習的狀況下要拿高分有一點點難度。

我考試的學習

我在準備當中發現我很少用或者不熟的Powerpoint 2010(2007)功能有:

  • 移除摘要資訊
  • 建立相簿(但我用不太到)
  • 許多功能有一個右下角的箭頭可以開啟進階的設定
  • 原來動畫是可以複製的 (2010才有,公司只有2007…)
  • 內建的圖片編輯功能(意外發現Powerpoint 2010的圖片編輯功能還挺強大的,2007比較弱)
  • 動畫的「效果選項」挺直覺的,預覽可以直接看到切換與動畫,特別是上下張切換的效果(也是2010的)
  • 註解(在Word下我很會用,但Powerpoint很少看到人用)

我準備的過程中我的收穫是:

  • 對於每個功能的位置又更熟了,製作投影片速度可能快一點
  • 很清楚知道移除摘要資訊的位置(檢查文件)
  • 以前新增投影片都直接Ctrl-M,新增完了才去改版面配置,但我現在才發現在「常用/新增投影片」當中來選也挺快的
  • 以前在投影片瀏覽模式下按滑鼠右鍵都找不到版面配置,這次才發現在「常用」裡面就能改 XDDD
  • 雖然沒考但練習了Powerpoint的去背(移除背景,2010才有吧),發現挺好用的。(我這10年來都沒有用任何無版權的軟體,所以我沒有理所當然的Photoshop可以用)
  • 佈景主題、佈景主題色彩配置邏輯這次都弄得更熟了
  • 把圖層的功能摸更熟了(2010好像沒有)
  • 校訂裡面的「隱藏拼字錯誤」很實用,因為太多專有名詞會出現紅線,有時候看起來很不專業
  • 比較會善用Powerpoint 2010的新功能(例如複製動畫、動畫的效果選項、動畫預覽、圖層)

我們這個年代的辦公室工作者與上一代有點不一樣,上一代不用一直花時間學習「生產力工具」,一支筆打天下。但我們這代就算你當到副總裁、總經理,都很難完全不學新的軟體功能。

MOS Powerpoint對求職者與上班族的意義

我覺得就一個工作者而言,「準備微軟Office專家認證」是一個讓自己更熟習工具的一種方式,特別當你在中階的時候,不是所有事情都能夠授權給底下的人做,自己時間又很少,熟稔工具不是壞事。

如果你還在學校,學校有安排考試,又不貴,建議考看看。自費考這個老實說並不便宜,已經工作6年、8年的人買本準備的教材自己「老實」從頭學到尾應該就夠了,反正考過證照不會加薪。

對主管的意義

這個考試畢竟不是考創意、思考、邏輯,當然你無法期待有這張證書的人是多會「簡報」,多有說服力。但我想如果能夠考過,身為主管的你,至少不會用到一個在履歷表上爽爽在「Powerpoint」上面打勾但實際上幾乎什麼都不會的人。根據我用人與準備考試的經驗,考過這張的人,對Powerpoint這個工具的了解,絕對是超過一般在履歷表上勾選「Powerpoint」的人很多很多。

TED告訴你什麼是好的簡報

TED這幾年大大改變了我們對於簡報的態度與品味。你看得越多,學習就越多。

說到學習,TED最近正在尋找教育主題的講者,會邀請在 TED 2012: The Classroom中演出。

在尋找TED 2012: The Classroom的條件中,我們可以看到TED對於好簡報(或者好演說、好「資訊表演」)的標準,讓我們有些參考的依據。

be shorter than 10 minutes

是的,不是你認為的20分鐘、18分鐘或者16分鐘。要講完一個概念,現在的標準是10分鐘。短於10分鐘!我認為每一個人針對自己熟習的主題,現在都應該準備幾個10分鐘之內的版本。簡報或演講的好壞或重要與否,不是取決於表演時間的長短,而是存活在聽眾大腦內的長短。

contain informative material, not just inspiring messages

雖然我們都知道溝通的目的包含了教育、激勵、資訊、娛樂等等,但如果沒有資訊,就沒有行動的依據。當然,請永遠記住提供的是資訊,不是資料。

be delivered with a huge amount of passion for the topic

熱情永遠是最重要的。相信自己、相信自己講的主題、相信自己能夠改變。

brilliant EXPLANATIONS

這其實重複了「information」這件事。從資料到資訊永遠是一個藝術。好的資訊才能夠提供之後一個階段的Knowledge,也才能夠告訴聽眾如何行動。通常好的資訊也是下一點的關鍵。

meaningful A-HA moments

前一陣子Nancy Duarte來台灣,相信很多人也去聽了。她的書中也提到了S.T.A.R. Moment,這點在中文翻譯中沒有翻出原意(所以看英文書很重要),就是 Something They’ll Always Remember。一個頓悟的時刻,一個難忘的時刻,可能也是一個令聽眾不舒服的時刻。

powerful STORIES

聽眾喜歡聽故事。曲折的故事。聽眾能夠投射自己的故事。

indelible IMAGES

人是視覺的動物,讓你的「觀眾」留下難忘的視覺經驗很重要。一張照片、一個圖表、一段動畫或一段影片,別忘記把把資訊烙印在觀眾的腦海裡。

簡單來說,TED的標準就是:「言簡意賅,繞粱三日」,能達到這樣的標準,你雖然不一定能上TED,但工作一定行。

一分鐘電梯簡報及影音履歷-從世界最好的工作能學到什麼

你做過電梯簡報(Elevator Pitch)嗎?很多談人脈、人際關係的書,都會建議讀者準備10秒、30秒或者60秒的自我介紹,然後,就沒有下文了。市面上好像也很少專門談這種超短時間內介紹自己、販賣產品或宣傳公司的書籍。

電梯簡報、電梯演講或電梯行銷(Elevator Speech)是什麼?簡單的說,就是當你有機會與金主、創投、老闆或客戶一起搭電梯時,在電梯開門之前,你有寶貴的60秒或30秒可以推銷,要怎麼精準地傳遞訊息並且獲得下一次深談的機會?不靠電腦,沒有簡報軟體,完全只靠一張嘴、產品Sample或者一張紙,這是全世界最難的簡報之一。如果不寫腳本,沒有策略,不知道想要達成的結果是什麼,60秒,差不多20層樓的距離,真的一下子就過去了。

60秒能夠說啥呢?

開場當然要幾秒的自我(公司)介紹,接下來就是產品的簡單介紹,包括潛在客戶、商業模式、優點、特點、價格、競爭者及市場,再來當然是要對方行動的建議,例如售價或所需要的資金,以及對方潛在的利益。只有60秒,所以要取捨,不可能什麼都講,一般人一分鐘再快,中文大概說200字左右;30秒就更只剩下100字左右。200字或100字的腳本,寫完背起來,才有可能完美呈現。

MSNBC上有許多 Elevator Pitch 的影片,不但有範例,而且有解說,相當實用。

現在許多人把對創投的簡報也稱為 Elevator Pitch,主要是因為時間同樣短,而且創投可能更沒耐心,不過這種場合通常可以使用投影片當成視覺輔助,對於成熟的簡報者是如虎添翼,但對於欠缺技巧的簡報者而言可能會手忙腳亂。

Techcrunch同樣有一個電梯簡報的單元,跟MSNBC的一樣,主要是說給創投天使聽的,要的是大錢,同樣也只給60秒。

如果60秒能夠講得好,那麼 DEMO 的 6 分鐘、400秒的Pecha Kucha(及類似活動)或10分鐘的阿宅圖表簡報就簡單多了。

最近景氣不好,澳洲人很聰明,想出一個會被媒體大量報導及網友口耳相傳的活動(看,又一次),就是創造一個與目前環境高反差的高薪爽缺,活動叫做「The Best Job in the World」,果然吸引很多人注意,也賺到了價值幾億台幣的全球媒體曝光。三階段選拔也很聰明,有入選的國家,想必都會再多報導一些,例如來自台灣的 Clare,已經被媒體大量報導過了。以她目前的排名,就算沒有進入決選,也能夠用外卡進入。

其他49名入圍初選的競爭者也不弱,例如俄國的Julia:

或馬來西亞的 Jackie:

印度的 Kim:

只要有心,60秒內要賣人、賣產品或賣公司都不成問題。

雖然不是每個人都有機會做電梯簡報,但最近越來越多人在求職時會提供影音介紹,畢竟履歷表不能夠完整呈現真實的自己,如果製作影音履歷前可以看看其他人如何製作電梯簡報或者參考這些入選者的自我介紹影片,一定可以更容易找到工作。