Monthly Archives: November 2009

簡報圖表連載018 – 貧賤富貴


一直都聽到「貧賤」與「富貴」,這兩組概念又是分別由兩個概念所組成,彷彿賤了就會貧、貧了自然賤。有富就有貴,有貴也有富。好像不一定這樣,想看看自己的身邊有沒有不同的組合?

富貴的人我認識很多。貧賤的,就是我自己了,唉。

有沒有「貧貴」的?我認識很多這種人。既貧,且貴。

有沒有「富賤」的?我也認識很多這種人。既富,且賤!

你呢?

(應用)英語系畢業的,多益應該考幾分?(或英語程度該如何?)

我不知道為什麼我會再寫一篇Toeic文,畢竟我自己英文不好,Toeic成績也只是普通而已。更何況我是教簡報跟圖表的,不是教英文的!

但我總覺得我有一股淡淡的怒氣。氣到我想要找人贊助我頂下一間大學,或一個系。

我一直對於「所有人都接受16年體制內教育」這件事很感冒,但台灣不知不覺就走上了這條神祕路。不管你有沒有能力、興趣,你幾乎都要讀到「大學」畢業。我自己同時在大學跟高中當老師,我當然不排斥體制內教育,也不否定教育的力量,但畢竟大學不是小學,課業的內容、深度、廣度,都不是為了所有人設計的。在現代快速變化的社會,一個人一生接受16年的教育鐵定是不夠的,但是不是每個人都要連續在體制內接受16年教育?我不認為如此。

而且,接受高等教育是很昂貴的一件事,你要投資四年的時間,還有喪失四年的機會成本,如果家中在經營中小生意的,這四年家中就少了一個人幫忙顧生意,所以就算不用學費,四年都是很高很高的成本。加上如果讀的是私立學校,又不住在家中,四年學費加上四年生活費,新台幣一百萬就沒有了。再加上損失的機會成本,讀一個私立(技職)「大學」可能要兩百萬新台幣。

這兩百萬換來什麼呢?這就是我為什麼「大學」一直要括號的原因。

台灣現在有很多技職大學,開了很多以前沒有聽過的「技職科系」,我們都假設技職教育很注重技術,也就是系名與內容高度相符,學生比較不那麼被要求博雅、通識,大部分的時間都在讀相關領域的書,鑽研相關領域的「技能」。

今天去紅十字會當急救教練的時候,剛好看到另一個教練包包內有導遊證,隨口問問、聊聊,他說我也可以考外語導遊看看,然後我就上網查查,查到某技職院校應用外語系的網站,然後看到他們貼出來的 Toeic 成績,我一時之間真的覺得有點難過。

如果我們對於技職教育還有一點點的信任,那麼我們應該假設,科技大學或者技術學院(應用)外語系的學生,到了大三、或者大四,或最起碼畢業時有一個技能,叫做「英文」或「英語」,也能夠大聲地跟爸爸媽媽說:「爸、媽,謝謝你們花200萬栽培我,我現在英文很好了!」然後爸媽笑中閃爍著淚光,戴起脖子上掛的老花眼睛,看看孩子花了4年與200萬總成本後,去考的Toeic成績。

「550分,很了不起啊!」(淚光徹夜閃爍是嗎?)

我今天看了很多技職應用外語科系學生的Toeic成績,大多數多落在500到600分這個範圍。然後你高高興興出了社會,老闆今天因為你是應用外語系畢業的錄取了你,明天才發現你的英文……然後覺得中間可能有誤會。

我不是Toeic的業務或代表,只是Toeic這個考試比較簡單,而且成績只有一個系統,所以高低很容易比對,當成一種描述程度的方式。如果外語系畢業了,英文程度只有5、6百分,那這真的能算一個技職的能力或專業嗎?

我上網找了一家國立科技大學今年的Toeic成績,然後樞紐分析了一下,發現全校平均大約400,而應用外語系的平均成績差不多就是550,只比全校平均高150分,這樣到底出社會能不能算一種技能?

更何況,這個差距可能是因為當初篩選學生造成的,因為我分析後的結果,應用外語系一年級新生本來就比全部一年級的平均高了110分。

花這些錢除了獲得「大學文憑」與「一輩子忘不了回憶」外,就只有如此少許的進步,很嚇人啊。而且你在市面上還不容易買到「Toeic 550分」的書啊,最少也是從Toeic 600開始喊起啊!

我當初在不知道Toeic有什麼題型、有幾題的情況下,還比應用外語系畢業的平均多了350分,這之中一定哪裡有問題啊。而且,我的程度在現代商業職場算是非常差的那種,很多工作機會都還搶不到。

今天之前,我原本「假設」技職體系的英語科系至少擁有「英語」這個專業,不必跟對岸的英語八級(TEM8)比,但好歹也要在Toeic 860,也就是金色證書這個水準,但我看到這300分的落差,老實說我覺得這不是一件讓人開心的事情。

我自己當過老師,也當過主管;雖然我沒有辦過學校,也沒管過教育機構,但我覺得學校跟系上如果真的很「用力」來辦學,不應該讓學生以英語約合Toeic 5、6百分的程度,然後拿著外語科系的大學文憑離校啊!就企業的角度來看,學校這樣不負責任啊!這種學生連22K都拿不到啊!

(2009/12/2 補充)

技職本來就是技能技術職業教育,所以與職業接軌的能力很重要,幾乎所有技能國家都有技能考試,這就不用多解釋了。至於英語做為一種「技能」,根據台灣歷史最悠久的技職學校——台北科技大學英語能力證照施行細則」(.doc格式)的規範,應用英語系的學生,Toeic 830分才能申請「英語能力證照」,這就是技職院校自己對於應用外語學生取得「英語技能」的要求。至於非應用英語科系的,則是575。如果應用英語系的畢業生還考不到非應用英語系的英語能力標準,老師、科系跟學校,有沒有責任呢?

(2010/1/29 補充)

台科大應用英語系的畢業門檻是Toeic 750或其他相當測驗成績。

圖表簡報連載017 – 心有餘但力不足


心有餘但力不足這句話很有趣,想要做事,但沒有精力。但這是不是最壞的狀況呢?其他三種組合會是怎麼樣呢?

最好的情況,大概是心有餘,而且力也有餘。這應該沒有什麼問題。

但如果心不足,但力有餘呢?這跟心有餘但力不足比起來,哪個比較容易發生事情呢?可能每個人的答案都不一樣。

至於心不足,力也不足,那其實也沒有什麼好難過的,不想做了,也沒力氣了,那就忘記這件事吧。

圖表簡報連載016 – 貧病交加

人間最慘的事情,大概就是貧病交加了。而且更糟糕的是貧病交加(3)與有錢健康(1),通常只是一點點的距離。

雖然很難從有錢又健康一夕之間就變成貧病交加,不過中間這兩個階段,有時候不會太久。有些人雖然貧而健康,但窮久了,就生病了。特別是原本有錢後來沒錢的。另外一個情況是原本有錢又健康,但一旦生病之後,初期還是有錢但生病,但久病之後就變成貧病交加了。

總而言之,好像貧病交加是一件相當容易遇到的事情。祝各位讀者永遠不要遇到這樣的事情。

簡報圖表連載015 – 內部激勵與外部激勵

這個「簡報圖表連載」不知不覺已經到了第15話了,但這原本不是要連載的。

當初只是要拿來當成簡報圖表班的隨手練習,隨便畫,隨便貼貼,沒想到還有不少討論。我們的現代社會經常會很嚴格地非黑即白,不是這個,就是那個。矩陣表面看起來更糟糕,是把兩個「非黑即白」放在一起,但有趣的是,不管對哪一個「非黑即白」,這時候都多了兩個灰色的地方,原本很粗魯的二分法,現在有了四個組合,更細膩,也更有轉圜的空間,同時也增加了雙贏的空間,不管是要徒手簡報,或者協助自己圖像思考,都不錯。

前幾話的主題大概太傳統,所以有人反應說有點像在看靜思語,禪意太高。好的,現在開始增加現代商業氣息重一點的矩陣。暨「錢多事少」後,今天再繼續這個矩陣。

內部激勵與外部激勵,或者內部報酬與外部報酬,其實在人資上面也不是新的概念。

最好的工作當然是內部激勵跟外部激勵都很高,這種工作可遇不可求,我想不一定每個人這一生都會有機會遇到這樣的工作。

退而求其次,很多人為了生活會尋求外部激勵高但內部激勵低的工作,不過內部激勵如果太低,久而久之就會喪失動力,雖然不好講行屍走肉,但總覺得怪怪的。

有些人在公司內求不得內部激勵,就會到外面當志工,或者乾脆轉到非營利組織上班,尋求高內部激勵,但並不需要高外部激勵。

最慘的工作,是內部與外部激勵都沒有。上帝保佑你。

簡報圖表連載014 – 飽暖思淫慾,飢寒起盜心


「飽暖思淫慾,飢寒起盜心」,每次看到這種句子都要提醒自己,漢人、台灣人,或其他生活品質也還不錯的民族,都不要忘記我們的社會到最近幾十年才開始飽暖無虞。就在一百年前,或甚至五十年前,即便在美國、日本、德國,都有一堆人是吃不飽又穿不暖的。

話說回來,飽暖思淫慾,聽起來挺正常的。不過這個淫慾大概跟性慾是不同的,否則人類幾百萬年來經常處於吃不飽穿不暖的階段,早就滅種了。所以淫慾顯然是某種不好的東西,例如開著租賃的X5去……。不過台灣人現在飽暖的這麼多,也沒有人人都開X5去……,啊,是不是我根本就還沒有到飽暖的層次啊。

飢寒起盜心又是另外一個極端。吃不飽、穿不暖,為了人類本能的生存,只好用盡一切手段讓自己與家人能夠存活。真的到這種階段,文明與道德能不能發生作用,我覺得就是大大的考驗了。

另外有兩個組合,一個是吃飽了但穿不暖,會起什麼心,思什麼慾?這大概要在農產豐饒但位於寒帶的地方才會發生。還有一個是穿得暖但吃不飽,可能熱帶到亞熱帶土地貧瘠的地方都會這樣。後來大家就發明了「國際化」、「全球化」,來試圖解決這兩個地方的問題。不過到後來好像是在別的地方產生了很多飽暖的人,而原本還有一項的人變成了飢寒之人。

簡報圖表連載013 – 錢多事少


這也不知道是何時開始的說法,找工作最好是錢多事少離家近。真的要錢多事少又離家近,我剛好想到某位立法委員抗壓性特別異常的公子。啊,勿談國事,勿談國事,剛剛的話就當作沒說過。

錢多事少這也是某種心理上的價值。同樣的事情,對某人可能是Dirty Job,但對其他人輕鬆無比。錢多則也是看個人的需求。很多台北年輕人可能不知道,在台灣非都會地區,也不是真的每一間公司都依法給到最低薪資的。所以再低的薪資,照樣有人拿。

當然,撇開心靈層次,錢多事少就比較困難了。錢多容易想像,事少就比較合不在一起。若有這種工作,當然內部晉用優先,例如某立委,唉,不提了。

如果不強求「錢多事少」,那麼就是兩個選擇了。很多雜誌都會報導上進的年輕人,一天拼命16小時、18小時,打3份工之類的,全部加起來就是錢多但事也超多。當然,這種拼命法真正能賺到的錢也不會多到哪裡去,但可能會比同樣學經歷的人好一點。

反過來說,也有人要求生活品質好一點,所以錢少一點沒關係,但事情別太多。

最慘的是錢少事多。好像很多人剛出社會都會遇到這種工作。要不然就是看開一點,否則就是找機會打更多工,讓自己事多但錢也多,心情總會好一點。

簡報範本製作原則與技巧

我經常四處教授或演講「如何簡報」,或者「製作簡報檔」這些題目,當然,我並不是純粹教簡報的人,我自己也要大量簡報、演講、教學。不管是聽簡報課、簡報圖表課或一般聽演講的人,都會問我「你如何製作簡報?」、「你用什麼軟體?」、「你花多少時間?」等等。彷彿我使用的軟體跟他們不一樣,所以呈現的效果才不同。

事實上,我用的軟體不但比很多人老舊(PowerPoint 2003版 -_-),而且我的美工能力也不怎麼樣,要講「漂亮」,是完全談不上的。只是我的簡報中有適量的圖表,圖表的內容、形式與動態操作(人才是關鍵啊),都還算合宜,所以讓人感覺到我電腦內安裝了什麼神兵利器一樣,但其實沒有。我的Slide若單張單張流落出去,大概一般人是不會多看兩眼的,很單調,跟一般人想像的「設計」有極大落差。

其實「製作簡報」不應該花太多時間,畢竟溝通是否能夠達到目標,聽眾是否產生預期的回饋才是重點,好的簡報與演說沒有一定要打開電腦(例如電梯簡報),使用PowerPoint投影片或者使用投影機。再好的簡報製作技巧或設計,都挽救不了、也掩飾不了破碎沒有邏輯的訊息。

當然,簡報製作這件事還是很重要,如果大家商業溝通、說明或說服的準備時間一樣,「製作簡報投影片」的時間越短,代表思考、撰寫訊息、演練的時間就越充裕。

為什麼要製作簡報範本?

要縮短時間,「製作合手的簡報範本」又是其中的核心。上搜尋引擎查「簡報」,就會發現很多人在找「簡報範本」、「簡報範本ppt」、「免費簡報範本」、「簡報範本下載」、「簡報設計範本」之類的,顯然這件事情很重要。但,這麼重要的事情,你怎麼會想要下載別人的呢?

簡報範本有兩層意義,對個人而言,畢竟風格、習慣不會常變,所以常使用的字形、配色、背景等等,可以不用每次都重新設定。對企業而言,這是企業品牌與CI的一部份,最好是有一個統一配色、統一風格的版本給員工使用。

我十分建議任何上班族都建立自己的PPT簡報範本,不論簡報的篇幅長短,這樣最少可以節省30%以上的時間。而且簡報範本不用想說「我第一次就要弄一個很棒的」,不用。你確定好自己常用的字型與顏色後,改之。對配色有了新的看法,修之。想要增加一套母版,增之。久而久之,就會有一個非常合手的母版。

製作基本母版

製作簡報範本時,記得要先有下列這幾張母版:

  • 封面(用標題母片)
  • 章節頁(用標題母片)
  • 內文頁
  • 封底

改色彩配置

然後記得要調整預設的「色彩配置」,我沒用過PowerPoint 2007,不過在PowerPoint 2003之下,色彩配置的第一個顏色,就是每次你畫圖時的預設顏色。你喜歡用灰色的,改成灰的;愛用紫色的,改成紫色的。其他三個顏色,等你用熟了我再跟你講。

善用設計範本

時間久了之後,你會有不同的配色,例如純白底、背景、純黑底等等,這時候記得在母版中多製作幾種,然後利用「簡報設計範本」來更改,這樣就能夠快速使用不同的版面設計。

完成簡報範本後,記得存成 Blank.pot,之後每次打開PowerPoint,就自動是你喜歡的設定。

在PowerPoint下,只要把握這三個簡報範本製作的原則,以後就不用每次花時間去更改一堆設定,看起來也一定比網路上亂抓的要專業,符合自己與企業的需求。

6小時的商業簡報圖表班

教授資訊圖表跟簡報這麼多年,雖然也有5分鐘講簡報10分鐘教圖表的經驗,但大部分的情況是都比這個長,而且越來越長。儘管上過課的都沒有太多埋怨,不過我自己針對熟識的學員長期追蹤,經常發現不足與需要增加的地方。(我很佩服有些專業講師標榜「學員100%滿意」,但根據我工作這麼久的經驗,覺得那不是好現象。有批評才可能成長進步啊。)

資訊圖表現在很少「單獨存在」,通常是處於一個「承先啟後」的位置,上承說服與資訊,下接簡報或報告,所以圖表一來反應了繪製者、簡報者、報告者能否清楚了解該次溝通的目的,二來也決定了接下來的簡報與報告效果如何,所以圖表的重要性越來越高,幾張好的圖表,通常就能決定簡報的成敗。現在很多人評估「簡報『製作』好壞」時,主要也是看圖表、表格、圖解的內容。

早期我也跟大家一樣,高估「圖表本能」,以為很多東西都是天生就會(或學校可能教過),所以講的層次比較高,藝術比技術多,後來發現這樣不行,才慢慢降低到初階,然後鎖定的目的要能在簡報中使用,所以定位是「商業簡報圖表班」。

最近開始把量化圖表(統計圖表)班拉長到6至7個小時,操作與練習時間大約有30%左右,不光是我講,而且學員有機會大量從各個方面來操作,練習,而且最重要的是「不需要電腦」。很多人聽到圖表課不用電腦,都十分驚訝,但其實從來沒有人質疑過作文課不需電腦。畫圖表最怕一開始就打開Excel,通常這樣繪製的圖表內都沒有「資訊」,只有再製的「資料」。

課程從「資訊」開始,然後讓學員體驗「視覺」如何感知,再來就兵分二路,從現有資料繪製圖表,或者已經有了溝通說服的訊息回頭繪製圖表,最後來檢查怎麼樣的圖表是真實無誤,然後利用真正進階專業的方式,把語言中不容易呈現的資訊,放在圖表中呈現。

好東西當然還是要跟同事分享,所以這樣的班最近在公司內密集開了4班,一班是對全公司所有同事開放報名,沒想到4分鐘就額滿,所以最近還要開第2班,另外又再開了2個部門插隊的專班,消化候補的「特種部隊」,我想會不會有一天,我就變成「員工福利」了 XD。

開了幾班商業簡報圖表班,因為時間長,互動也多,所以回饋比較直接,我的體會也比較深。目前最大的感想是,很多學員第一次發現「圖表能夠溝通這麼多資訊」,而且大部分的商業工作者,雖然工作這麼多年,但慣用的圖表就只有那少數幾種,其他的圖表形式大多沒有使用過,上過課之後雖然無法「打開任督二脈」這麼玄,但起碼手起圖落,想表達什麼最少能夠抓個八成,這樣我也覺得不錯了。

因為時間加長,所以也嘗試納入「批判」的內容,讓學員看看坊間一般媒體的圖表。經過一整天的課程後,學員通常就能說出一般媒體圖表的錯誤或可改善之處,這點讓我還挺驚訝的。

簡報圖表連載012 – 文武雙全


早年漢人的教育是比較完整的,讚美一個男人可以用「文武雙全」、「允文允武」,也就是說既能文治也有武功,畢竟修身齊家治國之後,平天下多少要靠點拳頭。

如果武功真的不行,那麼最少要能讀書。文而不武看起來也不是什麼了不起的事情,傳統讀書人有大半是這種模樣,特別是在太平之世,重文輕武,文武不必兼修。

至於武事,文墨稍弱的,就要在戰場上立功了。還好,古來還有武狀元可考,考上了也不得了。此外,武狀元除了武術之外,戰略也得懂,不能不讀書的,只是考文狀元可能考不上而以。

至於文武雙廢的,也沒關係。功名之路也未必好走,開開心心活著也沒關係的。

現代人講文武雙全,允文允武,文的概念沒有太多改變,武的則改成戶外活動及運動了。真的要會武術的,已經不多見了。