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簡報範本製作原則與技巧

我經常四處教授或演講「如何簡報」,或者「製作簡報檔」這些題目,當然,我並不是純粹教簡報的人,我自己也要大量簡報、演講、教學。不管是聽簡報課、簡報圖表課或一般聽演講的人,都會問我「你如何製作簡報?」、「你用什麼軟體?」、「你花多少時間?」等等。彷彿我使用的軟體跟他們不一樣,所以呈現的效果才不同。

事實上,我用的軟體不但比很多人老舊(PowerPoint 2003版 -_-),而且我的美工能力也不怎麼樣,要講「漂亮」,是完全談不上的。只是我的簡報中有適量的圖表,圖表的內容、形式與動態操作(人才是關鍵啊),都還算合宜,所以讓人感覺到我電腦內安裝了什麼神兵利器一樣,但其實沒有。我的Slide若單張單張流落出去,大概一般人是不會多看兩眼的,很單調,跟一般人想像的「設計」有極大落差。

其實「製作簡報」不應該花太多時間,畢竟溝通是否能夠達到目標,聽眾是否產生預期的回饋才是重點,好的簡報與演說沒有一定要打開電腦(例如電梯簡報),使用PowerPoint投影片或者使用投影機。再好的簡報製作技巧或設計,都挽救不了、也掩飾不了破碎沒有邏輯的訊息。

當然,簡報製作這件事還是很重要,如果大家商業溝通、說明或說服的準備時間一樣,「製作簡報投影片」的時間越短,代表思考、撰寫訊息、演練的時間就越充裕。

為什麼要製作簡報範本?

要縮短時間,「製作合手的簡報範本」又是其中的核心。上搜尋引擎查「簡報」,就會發現很多人在找「簡報範本」、「簡報範本ppt」、「免費簡報範本」、「簡報範本下載」、「簡報設計範本」之類的,顯然這件事情很重要。但,這麼重要的事情,你怎麼會想要下載別人的呢?

簡報範本有兩層意義,對個人而言,畢竟風格、習慣不會常變,所以常使用的字形、配色、背景等等,可以不用每次都重新設定。對企業而言,這是企業品牌與CI的一部份,最好是有一個統一配色、統一風格的版本給員工使用。

我十分建議任何上班族都建立自己的PPT簡報範本,不論簡報的篇幅長短,這樣最少可以節省30%以上的時間。而且簡報範本不用想說「我第一次就要弄一個很棒的」,不用。你確定好自己常用的字型與顏色後,改之。對配色有了新的看法,修之。想要增加一套母版,增之。久而久之,就會有一個非常合手的母版。

製作基本母版

製作簡報範本時,記得要先有下列這幾張母版:

  • 封面(用標題母片)
  • 章節頁(用標題母片)
  • 內文頁
  • 封底

改色彩配置

然後記得要調整預設的「色彩配置」,我沒用過PowerPoint 2007,不過在PowerPoint 2003之下,色彩配置的第一個顏色,就是每次你畫圖時的預設顏色。你喜歡用灰色的,改成灰的;愛用紫色的,改成紫色的。其他三個顏色,等你用熟了我再跟你講。

善用設計範本

時間久了之後,你會有不同的配色,例如純白底、背景、純黑底等等,這時候記得在母版中多製作幾種,然後利用「簡報設計範本」來更改,這樣就能夠快速使用不同的版面設計。

完成簡報範本後,記得存成 Blank.pot,之後每次打開PowerPoint,就自動是你喜歡的設定。

在PowerPoint下,只要把握這三個簡報範本製作的原則,以後就不用每次花時間去更改一堆設定,看起來也一定比網路上亂抓的要專業,符合自己與企業的需求。

Girl Effect

剛剛收到 Global Giving 的EDM,點去看 Girl Effect 網站,視覺(簡報)效果非常好。NPO的工作同仁或者簡報工作者可以參考。

Global Giving 也幫忙推 Girl Effect的方案,裡面的援助項目都不錯,甚至有「財務素養」的。我個人也是很贊同先援助女性,聽了尤努斯紀錄片之後,更是將 Kiva 放款集中在女性上,今天完成第30組放款了,有86的對象是女性。男性同胞,對不起了。

簡報對比視覺的動態範例

許多重視圖像的簡報書中都會使用比較法,高爾在不願面對的真相中也用過很多次,基本上就是把兩張在時間、空間或其他層級可以對比的圖片放在一起,讓你看看兩者有啥不同,有圖有真相,有兩張圖就更好了,這是一個很基本的 Visual Aid 需求。

Kiva

Kiva 最近跟一家銀行合推「商業認同卡」,你透過Kiva貸出去多少錢,這家銀行都會相對再給出同樣金額(我猜也是貸出而非捐出,否則成本太高),每個月上限為200美金。這張卡大家就不用去申請了,這是給「美國中小企業申請的公司卡」,但是宣傳影片挺不錯的,左邊是「勤奮的美國商業社會」,右邊是「勤奮的新興商業社會」,我覺得影片剪得不錯,情境跟畫面都很有意思,很適合拿來當成簡報中對比影像的動態範例

我看Web 2.0 Conference,的演說簡報技巧比較

經濟部主辦、資策會承辦的Web 2.0 Conference我今天也去了。老實說,Web 2.0我本來就搞不太懂,加上今天有半場講英文,我聽了更是滿頭的霧水一直流到新店溪。但是請了一天的公假,這麼難得,所以還是得乖乖聽到結束,不敢跟其他同事一起去逛街。

下午連續聽了兩位Chinese Speaking的講者之後,我突然發現跟上午的感覺有一點點不一樣。聽到第三個,感覺就很強烈了,到了第四個,我終於了解English Speaking跟Chinese Speaking的講者到底有什麼不同。

內容?English Speaking的不見得比Chinese Speaking的強。業界經驗,也不會有差異,投影片台灣人也不差。那到底講中文的講者跟講英文的有啥不同呢?

就是與講台之間的距離。

當記者這麼多年,也聽了不少國外超級大企業的中、高階主管簡報、演講,一開始只是聽「內容」,當然內容我都聽不懂,加上自己又在研究圖表(當然包含簡報圖表),所以後期改以觀察簡報、演說技巧與投影片製作為主,甚至以此為樂。

現在自己的演講、教學也越來越多,這兩年因為幫青輔會的校園職涯講座南征北討,我估計單單今年聽講的人就超過5千人,這是很大的挑戰,當然也是一種磨練,所以更希望觀摩一下其他人的技巧。

以今天為例,English Speaking的講者,都不會乖乖守在講台後面的,有時候上網看些超級「傳道者」的演講影片,其實國外經常連講台也沒有。這些老外(或者講英文的老中)演講、簡報的時候大致上以「自己」為中心,投影片的數量大致上比台灣的講者要少,而且許多人講的時候是不看投影片內容的,電腦當然不看,也不轉頭看銀幕。

除此之外,許多表情都很「猙獰」,手勢有的也很誇張,這些人都很清楚自己每次演講、簡報都是一場「Show」。

Chinese Speaking的講者相對就害羞許多了,今天下午除了無名小站的林弘全嘗試離開講台50公分,其他人大致上都被一條虛擬透明的纜線綁在講台邊,就這樣一動也不動,從上台講到下台。因為一直綁在講台邊,所以就會變成「投影片解說員」。由於生性習慣當「投影片解說員」,所以單位時間內的投影片也會準備得多一點。最後變成惡性循環,投影片的數量越來越多,自己就越記不住每張投影片的內容,然後就越依賴投影片。

這幾年看下來,令我(少見多怪的台灣土包子)相當驚訝的是,微軟只要是Regional以上的主管,例如今天的Nigel Burton,簡報、演講的能力都非常強,比其他公司同等級的主管要流暢,台風也很穩健,投影片雖然張數少,但看起來都很專業,也很少使用Powerpoint的條列功能 XD,Impact相當好,甚至在不看投影片的情況下,邊講投影片邊跑「自訂動畫」。

再回頭檢討自己,我雖然投影片也很精彩(吹牛),圖表尤其豐富,不過基本上還是擺脫不了「投影片奴」的心態,所以平均每90秒就要消耗一張投影片(不論題目),但這也有些是因為同一題目講很多次,所以每次都會增加,增加到後來經常講不完。至於「講台奴」我已經擺脫很久了,只要有遙控簡報控制器(本Blog依照「中華民國部落格誠實公約」,不可以推薦商品,但這次一定要破例推薦這款簡報巧手2.4GHz,我自己就買了兩隻),我通常可以「全場走透透」,從一年級走到三年級。至於誇張的手勢、肢體、表情,我承認我很害羞,恐怕還要先跨越自己的心理屏障,才能夠認真的把演講、簡報當成Show。